Get the Flash Player to see this player.
Flash Image Rotator Module by Joomlashack.
Image 1 Title
Image 2 Title
Image 3 Title
Image 4 Title
Image 5 Title

Emploi Néerlandais Permanente Vertegenwoordiging
Referentie
Dienstverband Full-time
Status Bekendmaking
Datum plaatsing zaterdag 02 februari 2008
Locatie Parijs
Duur
Organisatieinformatie UNESCO


Website: http://
Omschrijving De Permanente Vertegenwoordiging bij de UNESCO zoekt per 16 juni 2008 een Hoofd voor haar secretariaat (M/V). (vast dienstverband voor onbepaalde tijd) 35 uur per week

De senior secretarieel/administratief medewerker van de Chef de Poste (verder genoemd CdP) van de Permanente Vertegenwoordiging bij de Unesco te Parijs opereert binnen een team van een kleine diplomatieke missie met twee diplomaten en vier lokale medewerkers, gehuisvest bij de Nederlandse Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden. Hij/zij voert de onderstaande werkzaamheden zelfstandig uit.

Office management van de PV UNESCO
Betrokkene is verantwoordelijk voor het office-management van de PV UNESCO. Als Hoofd van het Secretariaat geeft zij leiding aan de medewerkster Archief en Secretariaat en de Chauffeur CdP (voor wat betreft zijn administratieve, organisatorische en logistieke taken).

Secretariële en administratieve werkzaamheden voor CdP en Plv. CdP
Bijhouden en beheren van de agenda’s van CdP en plv. CdP. Dit houdt o.a. in het maken en vastleggen van afspraken, het opvolgen van verzoeken om een afspraak, mondeling uitnodigen en beantwoorden van uitnodigingen, uitschrijven en schriftelijk beantwoorden van uitnodigingen, etc.
Correcte en selectieve afwikkeling van inkomende telefoongesprekken.
Uitgaande telefoongesprekken op correcte wijze afhandelen.
Voorbereiden van dienstreizen CdP en plv. CdP.
Opstellen van financiële declaraties CdP.
Verzorgen van de sociale agenda van CdP.
Concipiëren van brieven en notities op aanwijzing CdP en plv. CdP en op eigen initiatief.
Organiseren van lunches, diners, recepties, etc. van de CdP en de PV als geheel.
Opstellen van uitnodigingen voor officiële gelegenheden en het hiertoe bijhouden van gastenlijsten.
Opvangen van bezoekers.
Versturen codes en open berichten.
Verzorgen van ‘cartes de séjour’ e.d. voor de diplomatieke staf.
Overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden voor CdP en plv. CdP.

Secretariële en administratieve werkzaamheden voor de PV UNESCO
Secretariële en administratieve werkzaamheden voor de PV als geheel, waaronder werkzaamheden ten behoeve van UNESCO bezoekende delegaties uit Nederland (NUC, ministeries, experts).
Praktische werkzaamheden, variërend van het verzorgen van de logistiek (inclusief uitnodigingen) voor delegaties uit Nederland, voor recepties.
Verzorgen van correspondentie en het zelfstandig afhandelen van bepaalde routinematige correspondentie.
Correcte en selectieve afwikkeling van inkomende telefoongesprekken en het correct afhandelen van uitgaande gesprekken.
Behandelen van inkomende post en verzorgen van uitgaande post.
Op peil houden van kantoorbehoeften (incl. voor fax, printers etc.).

Relatiebeheer
Betrokkene zorgt voor het onderhoud van gevarieerde contacten met en tussen het UNESCO hoofdkwartier en betrokken Nederlandse ministeries, NUC, experts en andere belanghebbende instanties en personen. Betrokkene beheert en actualiseert het relatiebestand van de PV.

Praktisch informatiemanagement
Betrokkene vindt informatie over uiteenlopende onderwerpen in het dynamische en statische archief, alsmede op internet en in andere elektronische en papieren bronnen. Betrokkene draagt zorg voor het (laten) uitprinten van het BZ berichtenverkeer en het (laten) maken van fotokopieën t.b.v. de distributie van de berichten.

Archiefbeheer
Betrokkene geeft leiding aan en overziet de werkzaamheden van de medewerkster Archief en Secretariaat en is derhalve eindverantwoordelijk voor het archiveren van relevante documenten. Documenten worden op aanwijzing van de medewerkers van de PV opgeborgen dan wel naar deskundig inzicht van de medewerkster Archief en Secretariaat. Betrokkene draagt zorg voor een helder gestructureerd, goed geordend, efficiënt archief dat voor medewerkers eenvoudig toegankelijk is.

Functie eisen Algemene beschrijving
Betrokkene is een spin in het web, die op ondersteunend niveau overzicht houdt over de activiteiten van de PV alsmede, en voor zover relevant, van andere actoren in het ‘UNESCO-veld’ en daar (pro-)actief op inspeelt.
Betrokkene heeft belangstelling voor sociale, culturele, wetenschappelijke en maatschappelijke vraagstukken.
Betrokkene is flexibel en bereid in drukke perioden wat harder te werken, met name rondom de halfjaarlijkse bijeenkomsten van de Uitvoerende Raad van UNESCO en de tweejaarlijkse Algemene Conferentie.

Vereisten
Secretariële vaardigheden (organiseren, plannen, regelen afspraken etc.).
Ervaring met geautomatiseerde informatie- en tekstverwerkingssystemen (WORD, Excel, e-mail, internet).
Goede kennis van de Franse en Engelse taal, alsmede de Nederlandse taal (liefst vloeiend), mondeling en schriftelijk.
Organisatorische vaardigheden, in het bijzonder m.b.t. informatiestromen.
Dienstverlenende houding.
Goede contactuele en communicatieve eigenschappen, in het bijzonder m.b.t. telefoonbeantwoording.
Flexibiliteit, collegialiteit, houden van werken in een team.
Zelfstandig, snel en nauwkeurig werken, en een pro-actieve houding.
Discreet en integer.

Tot aanbeveling strekt:
Leidinggevende capaciteiten.
Kennis van de Nederlandse overheid en internationale organisaties als de VN.

Opleidingsniveau
MBO of hoger niveau op gebied van secretariaat en administratie (MEAO, HEAO, Schoevers).

Overig
Betaling vindt plaats in schaal 6, zoals vastgesteld in de Regeling rechtspositie Lokale medewerkers. Het betreft een vertrouwensfunctie, een veiligheidsonderzoek maakt derhalve onderdeel uit van de selectieprocedure. Een schriftelijke test in de Franse en Nederlandse taal kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Inlichtingen Nadere informatie kan worden ingewonnen bij Julie Mebes, Plaatsvervangend Chef de Poste, telefoon 0033-(0)1-40623383

Tot uiterlijk 15 februari worden belangstellenden verzocht hun sollicitatiebrief in de Nederlandse taal met hun C.V. te zenden aan J. Mebes, 7 rue Eblé, 75007 Paris of naar het

Verzend de CV via email Jc.mebes@minbuza.nl

Terug
Néerlandais
© DutchDesk 2007 - 2011